Stadgar för Sydsvenska Orkidésällskapet (SYS)             

1.        Föreningens namn är Sydsvenska Orkidésällskapet (SYS).

2.        SYS är en fristående ideell förening öppen för alla med intresse för orkidéer och orkidéodling.

3.        Föreningen skall popularisera och sprida kunskap om orkidéer och orkidéodling genom en aktiv föreningsverksamhet samt genom utställningar, föredrag, bedömningar och kurser. SYS skall medverka till att såväl inhemska som utländska orkidéer och orkidéväxtplatser skyddas i enlighet med de lagar och förordningar som finns.

4.        SYS leds av en styrelse som består av minst 7 personer: Ordförande, kassör, sekreterare, och fyra ledamöter. En person kan inneha mer än en post, dock måste ordföranden och kassör vara olika personer.

5.        Styrelsemedlemmarna väljs vid årsmötet för en mandatperiod på ett år för ordförande och för en mandatperiod på två år för övriga ledamöter. Ordförande och ledamöter väljs på sådant sätt att ordförande och tre ledamöter väljs varje jämnt och övriga ledamöter och ordförande varje ojämnt år. Årsmöte skall hållas före mars månads utgång.

6.        Förslag till styrelseledamöter framläggs av en valberedning men kan också föreslås av en enskild medlem. Förslag från valberedningen skall meddelas medlemmarna, senast månadsmötet innan årsmötet. Valberedningen väljs av årsmötet för en period av två år och bör bestå av minst två personer. En av dem utses av årsmötet till sammankallande. Vid varje årsmöte väljs också två revisorer och en revisorssuppleant.

7.        Omröstning vid årsmötet och styrelsemötena sker öppet men skall om någon medlem så önskar ske med slutna röstsedlar. Enkel majoritet avgör. Vid lika resultat sker lottning. Om någon styrelseledamot innehar mer än en post har han/hon likväl endast en röst.

8.        SYS håller minst 8 månadsmöten under verksamhetsåret, varav ett inkluderar årsmötet. Kallelse till mötena sker med brev, 1 gång per år, i samband med kallelsen till årsmötet, samt genom notis i Svenska Orkidésällskapets (SOS) tidning ”ORKIDÉER”.

9.        Sällskapet firmatecknas av ordföranden och kassör var för sig.

10.     Räkenskapsåret följer kalenderåret. Vid utgången av räkenskapsåret överlämnas räkenskaperna till revisorerna som har att avge revisionsberättelse samt att tillstyrka eller avstyrka ansvarsfrihet för styrelsen vid årsmötet.

11.     Sällskapet håller årsmöte på dag och plats som styrelsen beslutar. Medlemmarna kallas till årsmötet senast en månad före årsmötets datum genom annonsering i medlemstidningen eller genom särskild kallelse utsänd per post. Motion skall ha inkommit senast två månader före årsmöte för att kunna behandlas av styrelsen och ingå i årsmötets dagordning.

12.     Styrelsen sammanträder när ordföranden anser det nödvändigt eller när två andra styrelseledamöter anhåller därom. Styrelsen är beslutsmässig då ordförande och minst tre ledamöter är närvarande.

13.     Medlemsavgiftens storlek och när den skall betalas beslutas på årsmötet efter förslag från styrelsen.

14.     I samband med styrelsearbete ersätts verifierade utgifter för datatjänster, porto och användande av egen kontorsutrustning i SYS:s tjänst samt för resor i syfte att representera SYS. Sådana resor skall först godkännas av styrelsen.

15.     Styrelsen har rätt att besluta om att s.k. aktivitetspoäng delas ut vid regelbundna insatser för föreningen, exempelvis för arbete i samband med utställningar som föreningen anordnar eller deltar i. Aktivitetspoäng kan endast tas ut i form av ersättning vid av styrelsen godkända resor. Aktivitetspoängens omfattning och värde bestäms årligen av styrelsen och redovisas vid årsmötet.

16.     Föreningen rekommenderar medlemmar i SYS att också vara medlemmar i Svenska Orkidésällskapet (SOS). Medlemmar i SOS erhåller tidskriften ”ORKIDÉER” där bl. a. aktuellt program för SYS aktiviteter redovisas.

17.     Förslag till val av hedersledamot inges skriftligen till styrelsen som provar och förelägger årsmötet detsamma. Val sker genom omröstning enligt § 7. Hedersledamot erlägger ingen avgift till SYS.

18.     Ändringar av dessa stadgar skall ske vid årsmöte genom motion som skriftligen skall ha ingivits till styrelsen senast den 31 december eller genom av styrelsen framlagt förslag. Minst fyra veckor före årsmötet skall förslaget presenteras för medlemmarna genom publicering i medlemstidningen eller medels brev. För att ändringen skall antas krävs att minst två tredjedelar av personligen närvarande medlemmar stöder förslaget och att besluten fattas vid vart och ett av två på varandra följande årsmöten varav minst ett skall vara ett ordinarie årsmöte.

19.     För att SYS skall kunna upplösas måste motion härom inlämnas. Styrelsen anordnar en omröstning bland medlemmarna som har att anta eller förkasta förslaget. Om minst två tredjedelar av medlemmarna som deltagit i omröstningen antar förslaget upphör SYS. Sällskapets disponibla medel och tillhörigheter ex biblioteket, skall då enl. majoritetens önskan överlämnas till SOS eller Botaniska föreningen i Lund.  

Stadgar antagna 1981, reviderade 1992, reviderade 2001, reviderade 2006